Как установить систему электронного документооборота

Как подключиться к электронному документообороту

group

Электронный документооборот постепенно вытесняет обмен бумажными документами. Это проще, удобнее и быстрее. А в некоторых случаях это единственный возможный вариант обмена, установленный законодательством.

Рассказываем, зачем нужен электронный документооборот и какие у него преимущества. А также, какие что можно отправлять и как выбрать оператора ЭДО.

Что такое ЭДО

Электронный документооборот или ЭДО — обмен электронными документами между компаниями, госструктурами с помощью интернета.

Для чего нужен ЭДО

Электронный документ нужен не только для обмена различными актами, УПД, счет-фактурами и накладными. Вторая по важности функция — передача кодов маркировки через УПД в электронном виде.

Также благодаря ЭДО можно:

Что можно отправлять через ЭДО

Через ЭДО можно отправлять только электронные документы.

С помощью ЭДО можно отправлять формализованные и неформализованные.

Формализованные документы

Формализованные — электронные документы в виде файла с расширением xml, формат которых утвердила ФНС. К ним установлены определенные требования для заполнения и передачи.

К формализованным относятся:

К актам и накладным нет строго формата, но есть обязательные реквизиты. Поэтому их можно создавать и передавать:

При наличии КЭП и всех обязательных реквизитов эти документы юридически значимы.

Неформализованные документы

Неформализованные — электронные документы, формат которых не установлен ФНС.

К неформализованным относятся документы в формате: doc, xlsx, pdf, jpg и другие. Если неформализованный документ подписан КЭП, он также считается юридически значимым. Его не нужно распечатывать и дополнительно подписывать вручную.

Как работает ЭДО

Для того чтобы обмениваться документами в электронном виде, нужно подключиться к одному из операторов ЭДО, которые одобрены ФНС. Вот как выглядит подключение к электронному документообороту:

Если вы отправляете документ

В личном кабинете ЭДО можно проследить все этапы движения документа. Для этого есть статусы: «Отправлен», «Получен», «Подписан», «Отказано в подписи».

Когда вы хотите отправить файл, оператор проверяет достоверность электронной подписи.

Если вы получаете документ и требуется подпись

После того, как отправитель и получатель подпишут документ, его нельзя редактировать.

Также, чтобы работать с электронными документами было проще, в ЭДО.ПОТОК есть бесплатный коннектор 1С. Вы можете обмениваться документами в интерфейсе 1С.

Как выбрать оператора ЭДО

Чтобы выбрать оператора ЭДО, учтите следующие особенности.

Источник

Как подключить электронный документооборот и начать с ним работать

С началом действия системы прослеживаемости товаров число пользователей электронного документооборота (ЭДО) значительно выросло. Из-за требований ФНС даже далёкие от этой темы предприниматели вынуждены переходить на электронный обмен документами. Рассказываем, как внедрить ЭДО в бизнес.

31decc59ed8849b6ac6f6e02aaaefb9f

Что такое электронный документооборот

Это система создания, регистрации и обмена документов без применения бумажных носителей. Используя ЭДО, вы мгновенно доставляете контрагентам и получаете от них первичку, договоры и письма, сдаёте налоговые отчёты, проводите платежи, подписываете документы с любого устройства, храните документы в электронном архиве и имеете доступ к ним с любого устройства.

Применять ЭДО можно для любой корреспонденции, требующей конфиденциальности, срочности и гарантированной доставки. Даже если ЭДО для вас необязателен, это очень удобно и экономит массу времени.

Рано или поздно перейти на ЭДО придётся всем: Правительство РФ утвердило Концепцию развития ЭДО в хозяйственной деятельности. К концу 2024 года 70% товарных накладных и 95% счетов-фактур должны быть переведены в цифровую форму.

Как работает ЭДО

Процесс обмена документами выглядит так.

С этого момента документ имеет юридическую силу и ничем не отличается от заверенного бумажного аналога с синими печатями.

Для обмена электронными документами к ЭДО должны быть подключены и отправитель, и получатель.

Способы работы с ЭДО

Веб-версия

Самый простой способ, т.к. при этом не нужно устанавливать ПО, а нужно лишь зарегистрироваться в веб-сервисе оператора ЭДО. Вы заводите личный кабинет, регистрируете в нём сотрудников с правом согласования и подписания документов. Ответственный работник загружает документ на сайт, проводит через цепочку согласования, руководитель подписывает его своей ЭП и документ уходит контрагенту.

Если партнёр в системе не зарегистрирован, ему автоматически отправляется предложение присоединиться к ЭДО.

Отправка одного документа обойдётся в 5-8 рублей.

С веб-версией можно работать с любого мобильного устройства. Это идеальный вариант для тех, у кого небольшой объём документов и кому не нужна интеграция с бухгалтерскими программами. Например, если ИП работает в основном с населением, а заказы от юрлиц поступают редко. Все документы, прошедшие через сайт, хранятся на удалённых серверах компании-оператора. Их можно найти и скачать в любое время.

В интернет-бухгалтерию «Моё дело» встроен электронный документооборот. Вы сможете настроить ЭДО с контрагентами, разослать им приглашения и обмениваться документами прямо из сервиса. Электронную подпись для пользователей мы выпускаем бесплатно.

Локальное программное обеспечение

У операторов ЭДО есть коробочные решения — программный продукт, который обеспечивает обмен документами не только с внешними, но и с внутренними пользователями посредством СЭД — системы электронного документооборота. Сервис ЭДО можно интегрировать с программами для бухгалтерского, складского и кадрового учёта.

СЭД позволяет автоматизировать движение документов внутри организации:

Стоимость лицензии на право пользования ПО зависит от запросов заказчика, и варьируется от 3 до 20 тысяч рублей за 1 пользователя. Кроме покупки лицензии нужно будет оплачивать техническое обслуживание и сопровождение работы системы.

Этапы внедрения ЭДО

Чтобы просто отправлять отчёты и документы в электронном виде, нужно:

Чтобы внедрить полноценную систему электронного документооборота в компании, нужно подготовиться более основательно — определить роль и ответственность каждого сотрудника, разработать маршруты, этапы согласования и подписания документов. Всё это прописывают в положении об электронном документообороте, на основе которого составляют техническое задание для оператора ЭДО. В качестве образца можно использовать наш типовой регламент и порядок электронного документооборота.

Как выбрать оператора ЭДО

На сайте ФНС есть список операторов ЭДО федерального уровня, который постоянно актуализируют. При выборе оператора нужно обратить внимание на шесть основных параметров.

Также узнайте у оператора заранее, можно ли будет вносить доработки по мере необходимости и сколько это стоит.

Как получить электронную подпись

С 1 июля бесплатные ЭП начала выдавать ФНС России. С 2022 года функции по выдаче КЭП юридическим лицам, ИП и нотариусам останутся только у ФНС и у доверенных удостоверяющих центров.

Чтобы получить бесплатную ЭП в ФНС, нужно:

Срок действия ЭП — 15 месяцев. Каждой организации или ИП ФНС выдаёт только одну КЭП — на руководителя, имеющего право подписи без доверенности, или непосредственно ИП. Копировать её нельзя.

Изменения в учётной политике при переходе на ЭДО

Чтобы приравнять электронные документы к бумажным, нужно внести изменения в учётную политику и прописать:

Источник

Как подключить ЭДО — электронный документооборот: пошаговая инструкция

Система электронного документооборота позволяет обмениваться юридически значимыми документами с контрагентами через интернет. Систему ЭДО организуют операторы — коммерческие компании. Перечень доверенных организаций-операторов можно посмотреть на сайте ФНС. Один из них — СКБ Контур. Система, которую этот оператор предлагает для обмена электронными документами называется Диадок.

Зачем подключаться к ЭДО?

Организации переходят на электронный документооборот, если они хотят:

Зачем нужен оператор ЭДО и как его выбрать?

Некоторые организации не прибегают к услугам операторов ЭДО, полагая, что проще обмениваться электронными документами по обычной электронной почте. Но это не совсем верно. У системы электронного документооборота через операторов ЭДО есть ряд неоспоримых преимуществ:

1. Система ЭДО позволяет обмениваться юридически значимыми счетами-фактурами. Отправлять документы, подписанные ЭП, можно по e-mail. Но, согласно требованиям Налогового кодекса, обмениваться электронными счетами-фактурами можно только в системе ЭДО. Счета-фактуры, отправленные через оператора и подписанные ЭП, имеют ту же юридическую силу, что и бумажные оригиналы с собственноручной подписью. Их можно отправить в ИФНС по запросу налоговиков или представить в качестве доказательств в суд.

2. Оператор ЭДО гарантирует безопасность документооборота. Передача данных защищена шифрованием, поэтому третьи лица не смогут прочитать документы.

3. Отправитель видит статус переданного документа. Передавая документ по электронной почте, отправитель не знает, что происходит с ним после отправки. Система ЭДО делает документооборот прозрачным. Статус отправленного документа фиксируется; в сервисе видно, когда файл доставлен, получен и подписан.

Подключение к ЭДО: пошаговая инструкция

Итак, вы готовы отказаться от бумаги в пользу электронных технологий. Что нужно сделать для перехода на электронный документооборот?

Шаг первый: внести изменения в учетную политику. Тот факт, что организация работает с документами, составленными в электронном виде и подписанными электронной подписью, необходимо отразить в учетной политике. Также см. « Учетная политика организации: образцы на 2021 год, как составить, примеры ».

Шаг второй: составить схему документооборота. Если в компании уже есть устоявшийся порядок работы с документами, менять его не нужно. Операции, которые раньше оформлялись на бумаге, будут переведены в электронный вид. Если регламента нет, его нужно установить: определить, кто работает с документами; какие сотрудники редактируют, согласовывают и подписывают документацию.

Шаг третий: решить, как организовать работу. На основе утвержденной схемы электронного документооборота нужно выбрать подходящее техническое решение: веб-версия или интеграция.

Веб-версия — самый простой и доступный способ перехода на ЭДО, который не затрагивает информационных систем компании. Подходит организациям с небольшим количеством документов — около 100 исходящих ежемесячно — и небольшим числом контрагентов.

Интеграция с учетной системой компании позволяет работать с электронными документами в привычном интерфейсе той программы, которую использует организация. Это дает возможность автоматизировать большинство действий.

Контур.Диадок можно интегрировать несколькими способами:

Последние три способа подойдут компаниям с большим числом контрагентов и интенсивным документооборотом.

Шаг четвертый: подключить контрагентов. Если ваши клиенты и партнеры не будут принимать и подписывать электронные документы, все результаты, достигнутые благодаря предыдущим шагам, окажутся бесполезными. Поэтому необходимо договориться с контрагентами о том, что они будут получать от вас документы только в электронном виде.

Шаг пятый: приобрести электронную подпись. В целях безопасности Диадок работает только с квалифицированной электронной подписью (КЭП). Сертификат квалифицированной электронной подписи выдают удостоверяющие центры (УЦ), которые имеют аккредитацию Минкомсвязи. КЭП нужна всем сотрудникам, которые подписывают документы. Чтобы просматривать файлы, подпись не нужна: можно войти в Диадок по логину и паролю.

Шаг пятый: подать заявление о подключении к электронному документообороту. Небольшие фирмы переходят на ЭДО за одну-две недели. Корпорациям, у которых есть много филиалов, потребуется больше времени: от трех месяцев до года.

С кем можно работать в ЭДО после подключения?

Обмениваться электронными документами можно со своими контрагентами и государственными органами. Если контрагент использует другую систему ЭДО, нужно подключить роуминговое соединение. С его помощью компании, которых обслуживают разные операторы, могут отправлять друг другу электронные документы. В Диадоке есть автоматическая настройка роуминга с большинством операторов электронного документооборота. Если в списке нет оператора, с которым работают ваши контрагенты, его можно подключить отдельно.

Источник

Что такое «Система электронного документооборота», и зачем она нужна?

blank

Не секрет что успешное ведение любого бизнеса в первую очередь зависит от того, как работает механизм упорядочения документации. Ведь работа с бумажной волокитой хотя и не приносит удовольствия, но является важным звеном в управлении компанией.

К тому же документацией следует заниматься своевременно, иначе она начнет копиться и теряться. Для того чтобы избежать возможных потерь была введена система электронного документооборота.

В этой статье мы расскажем: Что такое СЭД? Какие она имеет виды, преимущества и недостатки?

Что представляет собой СЭД?

С развитием интернета время толстых папок, и пыльных архивов ушло далеко в прошлое. Теперь процесс работы с документами полностью автоматизирован. Необходимые бумаги можно найти в один клик, а архивация производится вообще без участия человека. Такие возможности предприятиям открывает СЭД.

Система электронного документооборота (СЭД) – это специальное программное обеспечение, благодаря которому происходит обработка документов в электронном виде. Другими словами, благодаря СЭД возможна передача документов между сотрудниками, выдача индивидуальных задач, архивация и т.д.

Наверняка многие организации умеют создавать электронные документы, хранить и передавать их. Однако просто электронный формат не будет иметь никакой юридической силы. Для того чтобы электронная бумага обрела вес, важно чтобы она была подписана обеими сторонами. В данном случае, документы должны быть скреплены специальной электронной подписью.

Следовательно, СЭД можно разделить на два вида:

Для использования СЭД внутри организации необходимо специальное программное обеспечение. Обычно такую программу называют – платформой ЭДО. Кроме того, для бесперебойной работы такого ПО потребуется дополнительное оборудование. Например, сервера, сетевые каналы и прочее.

Оператор электронного документооборота понадобится в том случае, если необходима работа с бумагами между двумя различными фирмами. Такой оператор станет хорошим помощником. Ведь он умеет доставлять сообщения, проверяет, в каком формате документы пересылаются, требует и контролирует проставление электронной подписи, хранит и архивирует бумаги самостоятельно и т.д.

Таким образом, СЭД – это «кровеносная система» всего бизнеса. Она в значительной степени экономит время, и, несомненно, положительно сказывается на работе организации в целом. Но всегда ли от такого вида обработки информации имеется польза? И способна ли СЭД нанести урон бизнесу? Чтобы ответить на эти вопросы нужно рассмотреть положительные и отрицательные стороны электронного документооборота.

Плюсы и минусы ЭДО

Как и любой другой процесс ЭДО имеет как плюсы, так и минусы. Основные параметры представлены в таблице ниже.

Реальная стоимость ведения электронного документооборота для малого бизнеса

(*) Если фирма небольшая, и подписывать документы собирается лично владелец бизнеса (или сам ИП), то затраты будут минимальными. Они состоят из покупки электронной цифровой подписи — 1500 рублей и доступа к сервису электронного документооборота — от 100 рублей.

Для небольших объёмов наша редакция рекомендует сервис Контур.Диадок. Если выбрать тариф «Универсальный«, то затраты составят всего 9 рублей за отправленный документ. Если сравнивать с пересылкой оригиналов документов по почте, то здесь отправка одного заказного письма внутри области составит минимум 50 рублей. Разница очевидна:

blank

Всем новым пользователям система даёт 50 приветственных бонусных пересылок электронных документов.

Как видно из таблицы, несмотря на положительные стороны, СЭД имеет и отрицательные моменты. В основном они сводятся к материальным затратам, которые как оказалось, могут быть не маленькими.

Компания понесет значительные затраты не только на установку программного обеспечения, и покупку нужного оборудования, но и должна принять в штат работника, без специальных навыков которого, система электронного документооборота просто не будет работать. Такому сотруднику тоже требуется платить зарплату. А это еще одна статья в расходах.

Но не стоит забывать, что затраченные усилия в дальнейшем окупятся, и фирмы, работающие с СЭД, только выиграют. Ведь они будут экономить не только на времени обработки информации, но и значительно сократят расходы на оплату услуг, например, архивариуса. Плюс ко всему прочему электронному архиву не требуется дополнительного помещения, покупки дополнительной канцелярии и прочих моментов.

Что представляет собой система электронного документооборота?

Как правило, это система электронного документооборота (ЭДО), в которой можно формировать, отправлять, получать и подписывать электронные документы. Они равносильны бумажным с собственноручной подписью. Чтобы вести электронный документооборот, нужен сертификат электронной подписи.

blank

Виды ЭДО

Несомненно, при внедрении электронного документооборота организации делают большой упор именно на эффективность. Сложно сказать какой вид ЭДО для определенной организации будет наиболее эффективен. Все зависит от направления деятельности предприятия и от его бизнес процессов.

Однако существует общая квалификация ЭДО по функциональности, технологии управления, составляющим компонентам и т.д. В связи с этим можно выделить основные виды СЭД:

Стоит отметить, что каждый вид СЭД становится наиболее масштабнее предыдущего, и дает больше возможностей пользователям. Однако для того чтобы оценить всю пользу электронного документооборота необходимо правильно сделать выбор.

Как правильно выбрать СЭД

Как уже отмечалось, выбор СЭД – это сложный процесс, который требует особого внимания. Кроме всего прочего руководству фирмы требуется учесть огромное количество решающих факторов, таких как направление деятельности предприятия, штат сотрудников, и т.д.

Например, для коммерческой организации будет правильно установить СЭД как между сотрудниками, так и между партнерами. Только так предприятие сможет получить необходимую экономическую выгоду.

Для государственного учреждения лучше сделать акцент на специфике его работы, и уделить большее внимание именно созданию электронных архивов. А так же требуется обучить сотрудников для работы с ними.

При выборе той или иной СЭД важно учитывать, отвечает ли система заявленным требованиям. К таковым относятся:

Принимая во внимание этот факт, пользователю следует придерживаться следующих действий:

Стоит помнить, что сделать правильный выбор поможет только специалист. Поэтому выбор и установка СЭД должна проводиться только под пристальным вниманием человека, который владеет специальными навыками.

По причине дороговизны, далеко не все организации в нашей стране работают с СЭД. На сегодняшний момент пока только крупные фирмы делают обработку бумаг в электронном виде. Но все меняется, и вполне вероятно, что в ближайшее время по достоинству оценится необходимость работы с помощью СЭД, и многие фирмы смогут позволить себе вести электронный бизнес. А значит, станут наиболее эффективными и успешными!

Источник

Как установить систему электронного документооборота

Первый шаг любого администратора — запросить у производителя технические требования к оборудованию и программному обеспечению, которое требуется для работы внедряемой системы.

После получения технических требований и анализа собственной инфраструктуры многие заказчики приходят к пониманию того, что самым оптимальным является создание виртуальных машин для работы систем электронного документооборота. Это позволяет снизить затраты на покупку отдельных физических машин и, конечно же, в дальнейшем помогает в администрировании системы, так как обслуживать приходится фактически один или два физических сервера, на которых развернуты все решение.

Следующим шагом после подготовки серверов/виртуальных машин и установки на них операционных систем по требованию вендора является инсталляция системы управления базами данных (СУБД). Перечень СУБД, с которыми работают СЭД, разнообразен, но чаще всего используются СУБД MS SQL и СУБД PostgresPro. Оба производителя предлагают бесплатные версии своих СУБД (Express и Vanilla соответственно) с определенными ограничениями, но, учитывая объем данных и требования к системам, для сегмента средних и малых организаций их, как правило, вполне достаточно. Мы в своей практике предлагаем взаимодействие с обеими СУБД, что снижает затраты на внедрение.

Любой производитель СУБД имеет ряд рекомендаций к настройкам после инсталляции, и надо им обязательно следовать, поскольку чаще всего они относятся к быстродействию системы в целом. На основе практики крупных внедрений и внедрений в средних и малых компаниях мы подготовили четкий сценарий настроек СУБД. Так, настройка СУБД MS SQL Express содержит следующие необходимые шаги.

Являясь рабочим пространством для хранения временных объектов, база данных (БД) TempDB активно используется системой.

Добавление нескольких вторичных файлов данных позволит ослабить конкуренцию при выделении и освобождении страниц в TempDB. Необходимо добавить или создать нужное количество файлов данных БД TempDB из расчёта: суммарное количество равно половине числа ядер процессора на сервере СУБД (4 ядра — 2 TempDB, 8 ядер — 4 TempDB, и т.д.), при этом нужно оставить только 1 файл транзакций.

При добавлении вторичных файлов данных следует устанавливать для всех файлов данных одинаковый начальный размер и размер приращения (в фиксированной величине в МБ).

Настраивать конфигурацию TempDB следует, используя следующие рекомендации:
• каждый файл данных — начальный размер 2ГБ, размер приращения — 512МБ;
• журнал транзакций — начальный размер 2ГБ, размер приращения — 512MБ.

1 frame

Для улучшения производительности дисковой подсистемы рекомендуется отформатировать диски с размером кластера 64 КБ.

На данный момент диски для продуктивной системы отформатированы с размером кластера 4 КБ. Увеличение размера кластера до 64 КБ в соответствии с рекомендациями производителя позволит ускорить выделение свободного пространства и уменьшить нагрузку на диски. Данную рекомендацию стоит выполнять, если есть возможность отформатировать диски, перенести файлы баз данных и настроить их на новое расположение.

• TF 4199 — управляет несколькими изменениями оптимизатора запросов, внесенными
ранее с несколькими флагами трассировки;

• TF 1117 — для одновременного выполнения операции приращения всех файлов БД (с несколькими файлами данных) — актуально для TempDB;

• TF 1118 — удаляет большинство одиночных размещений страниц на сервере, уменьшая вероятность конфликтов блокировок на странице SGAM.

Рекомендуется также рассмотреть и протестировать возможность включения в продуктивной среде флага трассировки TF 2371. Данный флаг трассировки позволяет использовать динамический порог для обновления статистики.

Изменение обязательно должно выполняться через SQL Server Configuration Manager, а не через консоль управления сервисами ОС.

2 frame

3 frame

1. В свойствах SQL Server установлена опция «max degree of parallelism» в 1, таким образом отключен параллелизм;

2. Для учетной записи SQL Server настроены следующие политики:

• политика Perform volume maintenance task (выполнение задач по обслуживанию томов). Данная политика позволит аккаунту SQL Server при необходимости производить «мгновенное» приращение на файлах данных БД. Политика не работает в отношении файлов журнала транзакций;

• политика Lock Pages in Memory (блокировка страниц в памяти) позволяет предотвратить усечение памяти, управляемой SQL Server.

После установки необходимых разрешений в Local Policy необходимо перезапустить службу SQL Server.

3. В свойствах базы данных LD установлена опция «Is Read Committed Snapshot On» в 1 (True).

Отдельные рекомендации могут не применяться в зависимости от СЭД, но в основном эти настройки подходят для всех часто используемых систем документооборота.

После полной подготовки инфраструктуры и настройки серверов установка самого решения занимает считанные минуты, поскольку все производители предоставляют или преднастроенные инсталляционные пакеты с запросом на этапе установки минимальной информации (имен серверов, базы и т.д.) или инсталляторы, которые все разворачивают в бездиалоговом режиме.

Публикация веб-версии обычно не вызывает трудностей, а установка клиента на ПК пользователей для многих сложна. Крупные компании для решения этого вопроса используют доменные политики, различные программы для публикаций приложений, а в средних и малых организациях чаще всего нет такого программного обеспечения, и администраторам приходится устанавливать систему на каждый компьютер вручную. Это длительный и трудоемкий процесс, который не гарантирует идентичных настроек системы у различных пользователей, что влияет на эксплуатацию.

Мы в своей практике применяем более технологически простое и удобное решение — публикацию приложения по технологии Click Once. Администратору достаточно по инструкции подготовить на сервере комплект установочных файлов и разослать ссылку любым удобным способом на сетевой ресурс или существующий в организации портал. Наличие или отсутствие домена, прав пользователя на ПК никак не влияет на установку приложения.

Таким образом, установка приложения на персональные компьютеры пользователей сейчас является достаточно простой и быстрой задачей. Главное — внимательно ознакомиться с документацией, которую предоставляет вендор.

В части эксплуатации и обновления системы любой администратор должен решить два вопроса, которые позволят предоставлять услугу для бизнеса в бесперебойном режиме: как и за какими данными необходимо следить, чтобы избежать аварии и своевременно найти предвестника инцидента, и как быстро и безболезненно установить обновление.

Практически все производители СЭД предоставляют описание данных, которые требуется регулярно сохранять. Чаще всего это базы или база данных, образы самих документов в системе и исполняемые файлы. Далее каждый администратор выбирает инструментарий для создания резервных копий необходимых для работы данных. Выбор того или иного метода зависит от двух показателей, которые должен указать бизнес-заказчик. Это максимальный период времени, за который могут быть потеряны данные в результате инцидента (RPO, recovery point objective), и время, в течение которого система может оставаться недоступной в случае аварии (RTO, recovery time objective). В зависимости от этих показателей администратор принимает решение, достаточно ли ему будет резервных копий баз данных и файлов или необходимо делать копии всех виртуальных машин, на которых развернута система. Главное в этой задаче — обеспечить минимальное время простоя и, конечно же, постараться потерять минимальный объем данных.

Сами системы, проверенные годами, вряд ли приведут к сбою и потере данных, а вот инфраструктура всегда была и остаётся узким местом. Поэтому рекомендуется сохранять полные образы базы данных и файлов не реже раза в сутки, а в течение рабочего дня делать так называемые инкрементные бэкапы. Что касается самих исполняемых файлов, их потеря не критична, так как можно за несколько минут их установить повторно. В любом случае имеет смысл запросить регламенты резервного копирования и восстановления у производителя.

Немаловажный фактор обеспечения эксплуатации — ежедневный мониторинг за показателями системы. В зависимости от сложности настроенных процессов, интеграционных модулей и много другого мониторинг может проводится раз в день, к примеру, утром, или же три раза в день. В данном случае критерии проверки бизнес модулей устанавливает сам заказчик. Мы со своей стороны можем дать только технические рекомендации: какие службы требуется проверять, какие показатели являются нормой и как правильно анализировать лог-файлы для выявления предвестников инцидентов.

Периодичность и порядок обновлений системы зависят от производителей. Для крупных внедрений мы рекомендуем планировать обновления не реже двух раз в год, для решений сегмента малого и среднего бизнеса обновления достаточно проводить раз в год. Процесс обновления LanDocs очень прост: необходимо запустить инсталляционный пакет в режиме «Обновить» на серверах, где установлена система, и компоненты будут обновлены до последней актуальной версии. Единственное, что останется администратору, — это собрать Click Once для клиентов, и при старте системы на клиентских местах будет обновлено и клиентское приложение.

В целом, это основные моменты, на которые стоит обратить внимание при внедрении СЭД любого производителя. И самое главное, любой администратор должен понимать, что после внедрения он не остается один на один с системой, у него есть техническая поддержка производителя и компании-поставщика.

Источник

Adblock
detector